Vous êtes en train de digitaliser vos processus RH sur votre plateforme UKG HRSD (PeopleDoc) et vous hésitez entre deux modules de la suite People Assist : le Request Manager (demandes) et le Digital Process Manager (processus) ? Vous n’êtes pas seuls. Ces deux outils sont puissants et complémentaires, mais il n’est pas toujours évident de savoir lequel est le plus adapté à votre situation.
Dans cet article, on décrypte les différences clés entre les deux modules et on vous donne des repères concrets pour faire le bon choix.
Request Manager et Digital Process Manager : deux outils du même écosystème
Le Request Manager et le Digital Process Manager font tous les deux partie du module People Assist. Ils partagent un objectif commun : structurer et automatiser les processus RH. Mais leur logique de fonctionnement diffère sur plusieurs points essentiels.
Le Digital Process Manager est centré sur la séquence de tâches. On définit un enchaînement d’étapes — certaines en parallèle, d’autres les unes après les autres — et chaque acteur (RH, manager, salarié) reçoit les tâches qui lui sont attribuées.
Le Request Manager fonctionne autour d’une demande initiée via un formulaire. Un acteur lance la demande, d’autres y contribuent — gestionnaires comme salariés — et le traitement peut inclure des échanges de messages, des allers-retours, plusieurs options de réponse. C’est une logique plus collaborative et plus souple.
Les différences qui comptent vraiment dans la pratique
Qui peut lancer le processus ?
C’est souvent la première question à se poser. Avec le Digital Process Manager, seul un gestionnaire peut lancer un processus. Avec le Request Manager, la demande peut être initiée aussi bien par un gestionnaire que par un salarié directement. Si vous voulez que vos collaborateurs soient autonomes dans leurs démarches RH (demande de congé, mise à jour de données personnelles, etc.), le Request Manager s’impose naturellement.
La flexibilité du traitement
Le Digital Process Manager suit une logique stricte : un refus entraîne l’annulation de l’ensemble du processus, et il n’est pas possible de revenir en arrière. Il n’y a pas non plus d’échange de messages entre les acteurs. C’est efficace pour des processus standards et bien définis.
Le Request Manager offre beaucoup plus de souplesse : plusieurs options de traitement (acceptation, refus, renvoi pour correction), un fil de messages internes et publics entre gestionnaires et salariés, et la possibilité de rouvrir ou modifier une décision après coup. Idéal pour les processus qui nécessitent de la communication ou des allers-retours.
La génération et la signature de documents
Le Digital Process Manager permet nativement de compléter un formulaire PDF avec une mise en page spécifique (cases à cocher, champs visuels, etc.) — utile pour les attestations ou documents réglementaires existants. Cela nécessite cependant un modèle PDF créé via Adobe Pro, et il n’y a pas de logique conditionnelle possible dans le document. La signature intégrée existe, mais reste basique sur le plan juridique.
Le Request Manager, grâce à une RPA, permet une vraie génération de documents avec des champs conditionnels, et une signature avancée à valeur juridique plus solide. C’est la solution recommandée si vous avez des documents complexes à générer dynamiquement, comme des contrats de travail.
L’archivage et la gestion documentaire
Le Digital Process Manager archive automatiquement les documents dans le dossier salarié côté Document Manager — sans action manuelle. C’est un avantage concret pour les équipes RH qui veulent un classement sans friction.
Avec le Request Manager, l’archivage est possible mais nécessite soit une action manuelle (clic sur un bouton dédié quand la demande est en statut « Archivée »), soit une RPA pour automatiser l’opération.
Les notifications et la communication
Le Digital Process Manager envoie des notifications uniquement aux gestionnaires, et uniquement à la fin d’une tâche. Le Request Manager est bien plus flexible : notifications aux salariés comme aux gestionnaires, à n’importe quel moment du workflow, avec la possibilité d’échanger des messages tout au long du traitement. Si la communication est un enjeu clé, la réponse est claire.
Comment choisir ? Les bonnes questions à se poser
Plutôt qu’une liste exhaustive de critères, voici quelques questions pratiques pour orienter votre choix :
Qui initie la démarche ? Si c’est le salarié → Request Manager. Si c’est toujours un gestionnaire → les deux options sont viables.
Y a-t-il des tâches simultanées à gérer ? Si plusieurs gestionnaires doivent travailler en parallèle sur des étapes différentes → Digital Process Manager. Si les étapes sont séquentielles → les deux fonctionnent.
Avez-vous besoin de générer des documents personnalisés avec des conditions ? Oui → Request Manager (via RPA). Non, vous avez juste besoin de compléter un PDF existant → Digital Process Manager.
La communication entre acteurs est-elle importante ? Oui → Request Manager. Non, le processus est standard et sans allers-retours → Digital Process Manager.
Avez-vous besoin de pouvoir revenir sur une décision ? Oui → Request Manager uniquement.
Processus, demandes ou les deux ? L’exemple de l’onboarding
L’onboarding est un bon exemple pour illustrer comment ces deux modules peuvent s’utiliser — seuls ou combinés.
100 % Digital Process Manager
Toutes les étapes sont modélisées en tâches enchaînées : recueil des informations du salarié, envoi de documents à lire et confirmer (charte informatique, règlement intérieur), complétion et signature d’un formulaire PDF (attestation de transport, par exemple), avec archivage automatique dans le dossier salarié côté Document Manager. Simple, fluide, zéro action manuelle une fois le processus lancé. À noter : dans ce scénario, la génération et la signature du contrat de travail se font en dehors du processus, via des outils tiers ou de manière manuelle.
100 % Request Manager (via RPA)
Les RH lancent une première demande pour renseigner les informations nécessaires à la génération du contrat de travail. Le salarié complète sa partie, fournit ses pièces justificatives, confirme la lecture des documents en cochant les cases dédiées. Les RH et le salarié peuvent également échanger via messagerie tout au long du workflow. Le contrat est généré automatiquement via RPA, envoyé en signature avancée, puis l’ensemble des documents est archivé dans le dossier du salarié côté Document Manager. Plus riche en fonctionnalités, mais nécessite une RPA.
Combiner les deux, via RPA : souvent la solution la plus efficace
Pour des processus complexes, combiner les deux modules donne souvent les meilleurs résultats. Pour l’onboarding par exemple : la phase amont (collecte d’informations, génération et signature du contrat) est gérée via le Request Manager, puis une fois le contrat signé, une RPA déclenche automatiquement un processus Digital Process Manager qui redistribue les tâches opérationnelles aux équipes RH, IT et au manager pour préparer l’arrivée du salarié. Les données saisies dans la demande sont récupérées directement dans le processus — pas de ressaisie.
La méthode Magari Conseil : d’abord comprendre votre besoin, ensuite choisir l’outil
Chez Magari Conseil, notre point de départ n’est jamais la technologie — c’est votre processus RH tel qu’il existe réellement, avec ses acteurs, ses contraintes et ses objectifs. Avant de recommander le Request Manager, le Digital Process Manager, ou une combinaison des deux, nous analysons avec vous les flux existants, identifions les points de friction et définissons ensemble ce que la solution doit réellement résoudre.
Cette approche nous permet d’éviter les erreurs classiques : choisir le module le plus « complet » alors qu’un outil plus simple suffisait, sous-estimer les besoins et se retrouver bloqué quelques mois plus tard, ou encore laisser subsister des tâches manuelles et des ressaisies là où une automatisation bien pensée aurait tout simplifié.
Vous souhaitez voir comment cela se concrétise dans la pratique ? Découvrez comment nous accompagnons nos clients dans la mise en place de leurs processus d’onboarding sur PeopleDoc, ou lisez le cas client Aftral qui illustre comment automatiser l’onboarding sans perdre l’humain.
En résumé
Le Request Manager et le Digital Process Manager sont deux outils complémentaires, chacun avec ses points forts. Il n’y a pas de « meilleur » module en absolu — il y a le module le plus adapté à votre contexte.
Pour faire simple : si votre processus est structuré, avec des acteurs RH et/ou salariés qui interviennent de façon séquentielle sans besoin de communication ou de génération de documents complexes → le Digital Process Manager est probablement votre outil. Si vous avez besoin de souplesse, d’implication des salariés, de génération documentaire avancée ou de communication entre les acteurs → le Request Manager (avec ou sans RPA) sera plus approprié. Et dans de nombreux cas réels, c’est la combinaison des deux, pilotée par une RPA, qui donne les meilleurs résultats.
Magari Conseil vous accompagne de la conception à la mise en production de vos processus RH digitalisés sur UKG HRSD. Que vous démarriez de zéro ou que vous optimisiez une configuration existante, nous sommes à vos côtés pour choisir les bons modules, modéliser vos processus et garantir l’adoption par vos équipes.
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