Votre plateforme HRSD est en production depuis quelques mois, voire quelques années. Elle tourne, les équipes s’en servent, et personne ne se plaint vraiment. Alors pourquoi s’en préoccuper ?
Parce que « ça tourne » n’est pas la même chose que « ça performe ».
Entre le moment où une plateforme HRSD est déployée et aujourd’hui, beaucoup de choses ont changé : vos processus RH ont évolué, votre organisation s’est transformée, la réglementation a bougé, et la solution elle-même a été enrichie de nouvelles fonctionnalités. Le paramétrage initial, lui, est souvent resté figé.
C’est exactement ce que permet un audit du paramétrage : remettre à plat ce qui s’est cristallisé avec le temps, et redonner à votre plateforme HRSD toute sa valeur opérationnelle. Voici les six bénéfices concrets que vous pouvez en attendre.
1. Prendre du recul grâce à un regard extérieur
Quand on travaille quotidiennement avec un outil, on finit par ne plus voir ses limites. On s’adapte aux contraintes sans les questionner, on développe des contournements qui deviennent des habitudes, et on ne remet plus en cause ce qui « a toujours fonctionné comme ça ».
C’est un phénomène bien connu : plus on est proche d’un outil au quotidien, moins on est capable d’en avoir une vision objective. Ce qui vaut pour n’importe quel logiciel métier vaut d’autant plus pour une plateforme HRSD, qui touche à des processus souvent complexes et fortement ancrés dans les habitudes des équipes.
Un consultant externe apporte un regard neuf, débarrassé des habitudes accumulées. Il ne sait pas « comment ça a toujours été fait » et c’est précisément ce qui lui permet de poser les bonnes questions. Pourquoi ce processus nécessite-t-il encore une intervention manuelle ? Pourquoi cette catégorie de demandes génère-t-elle autant de tickets de support ? Pourquoi cette fonctionnalité est-elle si peu utilisée ?
Ce recul extérieur permet de distinguer ce qui relève d’une vraie contrainte technique de ce qui n’est qu’une habitude de travail que personne n’a jamais remise en cause. C’est souvent là que se cachent les gains les plus rapides.
2. Profiter des nouvelles fonctionnalités de la solution
Les grandes plateformes HRSD du marché, qu’il s’agisse de UKG, ServiceNow, Neocase ou d’autres, sortent des mises à jour régulières. Nouvelles automatisations, nouveaux modules, amélioration des interfaces, enrichissement des workflows… Ces évolutions sont souvent substantielles, et elles font partie de la solution que vous avez déjà déployée.
Le problème ? Dans la grande majorité des cas, ces nouvelles fonctionnalités ne sont pas activées par défaut. Elles nécessitent un paramétrage, une réflexion sur les cas d’usage, parfois une formation des équipes. Sans suivi actif, elles passent inaperçues et vous continuez à travailler avec une version appauvrie d’un outil qui pourrait faire bien plus.
Un audit du paramétrage permet justement de faire le point sur ce qui a évolué côté éditeur depuis le déploiement initial. Le consultant identifie les fonctionnalités disponibles qui n’ont pas encore été exploitées, évalue leur pertinence au regard de vos besoins actuels, et propose un plan d’activation priorisé.
C’est une opportunité souvent sous-estimée : améliorer significativement votre plateforme sans coût supplémentaire de licence, simplement en activant ce qui est déjà là.
3. Faire vivre la base de connaissance et éviter qu’elle devienne un frein
La base de connaissance est l’une des fonctionnalités les plus stratégiques d’une plateforme HRSD. Bien alimentée, elle permet aux collaborateurs de trouver eux-mêmes les réponses à leurs questions RH, réduit le volume de demandes adressées aux équipes, et améliore considérablement l’expérience salarié.
Mal entretenue, elle produit l’effet inverse : des articles obsolètes qui induisent les collaborateurs en erreur, une perte de confiance dans l’outil, et finalement un abandon progressif du self-service au profit des emails et des appels directs à la RH.
Une base de connaissance n’est pas un livrable de projet c’est un actif vivant qui doit être mis à jour régulièrement pour rester utile.
L’audit du paramétrage inclut systématiquement une revue de l’état de la base de connaissance : taux de consultation des articles, taux de résolution en self-service, articles jamais consultés, questions fréquentes sans réponse documentée, contenus qui n’ont pas été mis à jour depuis le déploiement… Ces indicateurs racontent une histoire claire sur la santé réelle de votre base de connaissance — et sur ce qu’il faut faire pour la remettre au niveau.
4. Aligner le paramétrage sur les évolutions de votre organisation
Une plateforme HRSD est déployée à un instant T, pour une organisation qui existait à cet instant T. Mais les entreprises ne sont pas statiques. En quelques mois ou années, les structures changent, de nouvelles entités apparaissent, des processus sont réorganisés, des règles de gestion évoluent.
Ces changements organisationnels ont des impacts directs sur le paramétrage : workflows, droits d’accès, formulaires, catégories de tickets… Tout cela doit être maintenu en cohérence avec la réalité de l’organisation ce qui n’est pas toujours le cas.
De la même façon, les évolutions législatives et réglementaires (nouvelles obligations en matière de paie, changements dans la gestion des congés, mise à jour des règles de protection des données…) peuvent nécessiter des ajustements du paramétrage pour rester en conformité.
L’audit permet de cartographier ces écarts entre le paramétrage actuel et la réalité organisationnelle et réglementaire d’aujourd’hui. C’est une démarche de mise à jour indispensable, surtout lorsqu’aucune revue formelle n’a été effectuée depuis le go-live.
5. Découvrir les meilleures pratiques du marché
Déployer une plateforme HRSD, c’est souvent s’appuyer sur les ressources internes disponibles au moment du projet : une équipe projet, un intégrateur, des consultants mobilisés sur une durée déterminée. Une fois le projet terminé, les équipes RH reprennent la main mais sans toujours avoir accès aux retours d’expérience d’autres organisations qui utilisent le même outil.
Or, les usages évoluent vite. Les bonnes pratiques de paramétrage d’il y a deux ans ne sont pas nécessairement celles d’aujourd’hui. Certaines configurations qui semblaient optimales au moment du déploiement se révèlent moins efficaces face à des volumes ou des cas d’usage qui ont évolué.
Se faire accompagner dans un audit, c’est aussi bénéficier d’une veille active sur les pratiques du marché. Un consultant qui travaille avec plusieurs organisations sur des plateformes similaires sait ce qui fonctionne, ce qui est à éviter, et quelles configurations ont fait leurs preuves dans des contextes comparables au vôtre. Cette connaissance benchmark est difficile à acquérir en interne et elle peut faire une vraie différence dans la qualité des recommandations.
6. Poser une base solide avant un projet de refonte ou d’évolution majeure
Trop souvent, les projets de refonte d’une plateforme HRSD démarrent sans une vision précise de l’existant. On reconstruit sur des bases mal documentées, on réouvre des débats déjà tranchés, on sous-estime l’impact des changements sur les utilisateurs et le projet prend du retard ou ne produit pas les résultats attendus.
L’audit du paramétrage est le meilleur point de départ avant tout projet d’évolution structurante. Il permet de :
- Documenter avec précision ce qui est en place et pourquoi
- Identifier les sujets prioritaires et les quick wins
- Distinguer ce qui mérite d’être conservé de ce qui doit être repensé
- Construire un plan d’action séquencé et partagé entre toutes les parties prenantes
En cadrant le projet dès le départ avec des données factuelles plutôt que des impressions, on gagne en efficacité, on réduit les risques, et on augmente sensiblement les chances de succès.
Notre approche chez Magari Conseil
Notre méthode d’audit s’articule en trois temps : une phase de préparation avec les équipes du client pour cartographier la situation actuelle, les cas d’usage couverts et les besoins non adressés ; une session d’analyse avec les parties prenantes, au cours de laquelle nos consultants creusent les constats et explorent les pistes d’amélioration fonctionnelles, techniques, organisationnelles, et incluant les interconnexions avec les autres briques du SIRH ; puis un livrable de recommandations priorisées, avec identification des quick wins et feuille de route pour la suite.
Notre conviction : un bon paramétrage n’est pas celui qui était optimal le jour du go-live. C’est celui qui évolue avec votre organisation, vos usages et votre ambition.
En résumé
Faire un audit du paramétrage de votre plateforme HRSD, c’est choisir de ne pas laisser votre outil vieillir seul. C’est s’assurer qu’il continue à servir vos équipes aussi bien que le jour où vous l’avez déployé voire bien mieux.
Les bénéfices sont concrets : un regard extérieur qui révèle ce que vous ne voyez plus, des fonctionnalités nouvelles enfin activées, une base de connaissance qui remplit vraiment son rôle, un paramétrage aligné sur votre organisation actuelle, des best practices appliquées, et une feuille de route claire pour la suite.
Magari Conseil accompagne les entreprises à chaque étape de leur parcours HRSD : du diagnostic initial à la mise en œuvre, en passant par l’optimisation continue et l’intégration des solutions. Si vous souhaitez savoir où en est vraiment votre plateforme et ce que vous pourriez en faire de plus, nous sommes là pour en discuter.
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