L’onboarding est l’un des processus les plus structurants pour l’expérience collaborateur : c’est la première impression concrète qu’un nouveau talent se fait de l’entreprise. Bien géré, il crée engagement, clarté et sérénité dès le premier jour. Mal orchestré, il génère stress, retards et frustration.
C’est ici que le ROI de votre HRSD prend tout son sens. Lorsqu’un HR Service Delivery est déjà en place, l’onboarding ne doit plus être une charge administrative, mais une suite d’automatismes fluides :
- Gain de productivité immédiat : en automatisant les tâches répétitives (génération de documents, workflows de validation), vos équipes RH se concentrent sur l’humain.
- Réduction des erreurs et des délais : plus de tâches oubliées ou de matériel non commandé, le collaborateur est opérationnel plus vite.
- Valorisation de l’infrastructure existante : utiliser votre HRSD pour l’onboarding, c’est transformer un centre de coût en levier d’efficacité.
Ce sont ces automatisations, simples mais structurantes, qui font basculer votre HRSD d’un outil de gestion à un véritable moteur de ROI.
1. Point de départ : la validation du candidat dans l’ATS
Dans un processus d’onboarding classique, tout commence lorsque le candidat est sélectionné et que l’offre est signée.
Pourtant, dans de nombreuses organisations, c’est précisément là que commencent les tâches manuelles :
- le RH doit envoyer les informations au gestionnaire paie
- le manager doit être notifié
- l’IT doit préparer le matériel
- la DSI doit créer les droits d’accès
- les documents doivent être générés et signés
Chacune de ces étapes prend du temps. Et chaque oubli crée des frictions.
L’objectif : que la validation du candidat dans l’ATS déclenche automatiquement l’ensemble du parcours d’intégration.
2. Comment automatiser ce passage ATS → HRSD ?
Deux approches sont possibles :
a) Via API (connecteur direct)
Si l’ATS peut envoyer les données via API :
- À la validation du candidat, le système pousse automatiquement les informations nécessaires vers HRSD.
- Le dossier salarié est créé ou mis à jour.
- Le processus de pré-onboarding est immédiatement déclenché.
Avantage : fluide, temps réel, zéro manipulation humaine.
b) Via échange de fichiers CSV
Si l’ATS ne supporte pas nativement l’API :
- Un fichier CSV est généré depuis l’ATS.
- Via APIn nous pouvons lire ce fichier et déclenche automatiquement la création du processus dans HRSD.
Avantage : ne nécessite pas de capacités API côté ATS. Inconvénient : synchronisation par batch, mais souvent largement suffisante.
Dans les deux cas, ce raccordement nécessite une mise en place technique : définition des données à transmettre, paramétrage des flux, configuration du déclenchement du workflow d’onboarding, tests et sécurisation.
3. Cas client : Aftral, une automatisation de bout en bout
Pour illustrer concrètement cette approche, voici ce que nous avons mis en place chez Aftral, acteur majeur de la formation professionnelle dans les domaines du transport et de la logistique.
Le défi : fluidifier l’intégration de nouveaux collaborateurs en éliminant les saisies multiples et les risques d’erreurs entre TalentSoft (ATS), HRSD UKG (HRSD) et la CPU – Cegid (outil de paie).
La solution déployée : plusieurs connecteurs permettant une automatisation complète, en deux phases distinctes.
Phase 1 – Création simultanée en paie et dans HRSD
Dès que le candidat est validé dans l’ATS :
- Un profil vide est automatiquement créé en paie afin de réserver un matricule.
- En parallèle, une création est effectuée dans HRSD avec le matricule crée en paie
Cette synchronisation immédiate garantit une cohérence des données dès le départ, sans intervention manuelle.
Phase 2 – Pré-onboarding et génération du contrat
Une fois le dossier créé, le processus de pré-onboarding démarre automatiquement dans le HRSD :
- Validation des informations pour la génération du contrat
- Génération automatique du contrat de travail
- Envoi en signature électronique au futur salarié et à la DRH
- Suivi et relances automatisées
Phase 3 – Onboarding salarié
Une fois le contrat signé, une deuxième partie du processus se déclenche : l’onboarding salarié. Ce workflow agit sur deux fronts en parallèle.
Côté collaborateur, celui-ci accède à un parcours lui permettant de :
- Prendre connaissance de l’entreprise, de sa culture et de son organisation
- Découvrir les informations pratiques avant son arrivée
- Compléter les informations nécessaires à son dossier
- Se sentir attendu et accompagné, avant même de franchir la porte
Côté RH et manager, le workflow déclenche automatiquement :
- Notification au manager afin qu’il confirme l’arrivée de son collaborateur le jour J
- Notification aux équipes RH afin qu’ils communiquent sur l’arrivée du nouveau collaborateur (IT pour commande de matériel et identifiants, demande de clef, inscription médicine du travail …)
- Notification aux équipes de préventeur (information de l’arrivée et tailles des EPI à préparer)
- Notification aux équipes paie pour déclencher le 1er BP du salarié dès confirmation de l’embauche par le managerez.
Résultat : un parcours fluide, sans rupture, où le salarié est engagé dès la signature de son contrat — et où les équipes RH, le manager et l’IT disposent de toutes les informations pour préparer sereinement l’arrivée.
Le retour d’Aftral : « Ce process apporte de la valeur ajoutée aux tâches chronophages, ce qui permet à nos équipes d’avoir plus de temps dans la gestion de la relation humaine. »
Une solution mise en œuvre par les équipes de Magari et Apogea
4. Ce que l’automatisation peut déclencher concrètement
Une fois l’événement « Candidat validé → Salarié entrant » détecté, le HRSD peut :
| Action automatisée | Impact |
|---|---|
| Création du dossier salarié dans la GED RH | Zéro saisie manuelle, moins d’erreurs |
| Création en paie pour réservation du matricule | Cohérence des données dès le départ |
| Génération automatique du contrat ou avenant | Plus rapide & cohérent |
| Envoi du contrat en signature électronique | Plus fluide & traçable |
| Notification automatique au manager | Fin des mails oubliés |
| Création d’un workflow d’onboarding dans HRSD | Vision claire & partagée |
| Préparation automatique des checklists IT | Matériel prêt le jour J |
| Invitation au portail & pré-onboarding | Engagement avant l’arrivée |
Le salarié reçoit sa première impression de l’entreprise avant même son arrivée. Et le manager n’a plus besoin de « penser à tout ».
5. Résultats observés chez nos clients
| Indicateur | Avant automatisation | Après automatisation |
|---|---|---|
| Temps moyen d’onboarding administratif | 2 à 6 heures | 30 minutes à 1h |
| Nombre de relances manuelles | Élevé | Quasi nul |
| Expérience salarié à l’arrivée | Moyenne | Fluidité + engagement |
| Taux d’erreurs de saisie | Fréquent | Quasiment 0 |
Au final, la RH se recentre sur l’accueil humain, pas sur la gestion administrative.
Conclusion : Libérer la RH pour l’essentiel
Un HRSD offre déjà des capacités puissantes d’automatisation.
Mais dans de nombreuses organisations, l’onboarding reste encore trop manuel, alors que c’est un moment clé de l’expérience collaborateur.
Automatiser l’onboarding, ce n’est pas déshumaniser l’accueil. C’est libérer du temps RH pour l’essentiel : créer du lien, donner du sens, accueillir réellement.
Le cas Aftral le montre bien : en connectant l’ATS, le HRSD et la paie, on obtient un parcours où chaque étape s’enchaîne naturellement, du premier « oui » du candidat jusqu’à son premier jour.